Una constancia de empleo es una prueba de estar trabajando o haber trabajado en un lugar determinado. Generalmente se le llama carta o prueba de empleo (“proof of employment letter” en inglés). Todos los trabajadores deberían tener como costumbre pedir una a su empleador porque seguramente la necesitarán luego. Es un proceso sencillo que le puede resultar beneficioso y no debe confundirse con la constancia de ingresos, que es una gestión diferente.
¿Para qué puede necesitar una constancia de empleo?
Usted puede necesitar probar que tiene un empleo si va a pedir un crédito en un banco, si va a realizar algún trámite en una institución de gobierno, si va a alquilar una vivienda o comprar un bien, para mostrar a otro empleador su desempeño para cambiar de trabajo o para algún proceso legal como un caso de custodia infantil. El documento generalmente confirma su estatus (si está o estuvo trabajando en esa empresa), cuánto tiempo permaneció allí, su salario y otros datos de interés como las funciones que tuvo.
¿Quién emite la constancia o prueba de trabajo?
El departamento que está encargado generalmente de emitir la carta es Recursos Humanos. Se incluyen datos también como la dirección de su empleador e información de contacto y el seguro social del solicitante. No hay un formato único para este requisito, de hecho, según el estado donde resida puede haber restricciones sobre la información que sus empleadores puedan divulgar o no a terceros, por lo que también es posible que tenga que firmar un formulario de aprobación para poder compartir los datos.
Usted no tiene que explicar para qué quiere la carta, sin embargo debe tener claro cuáles son los datos que quiere que aparezcan en ella, ya que la empresa puede tener una planilla o forma única para ser llenada que no tenga todo lo que necesita. Esta petición a Recursos Humanos la puede hacer por escrito, enviada por correo electrónico, así no quedará dudas de su requerimiento.
Cómo solicitar la constancia de trabajo en pocos pasos
En resumen, para hacer la solicitud y hacerlo de una forma profesional, usted debe:
- Saber que tiene completo derecho a pedir prueba de que ha trabajado para alguna empresa o empleador. Y si usted ha estado trabajando por su cuenta también es factible escribir la constancia, dando fe de su ocupación y las personas a las cuales ha servido como referencia.
- Ubicar la persona o departamento adecuado para presentar la petición de verificación de empleo.
- Documentarse antes sobre los tipos de formato que existen para la constancia para que pueda hacer la solicitud en detalle.
- Hacer la solicitud formal de la constancia mediante correo electrónico, indicando todos los datos que usted necesita que aparezcan en el documento. Puede explicar o no para qué la necesita. Agradezca de antemano por la gestión y póngase a la orden para llamar o asistir a la oficina si hay que aclarar algún dato. En algunos casos usted puede solicitar que no se incluyan anexos como evaluaciones de desempeño.
- Dar detalles específicos sobre dirección y nombre de la persona que recibirá la carta o la forma de envío (sobre cerrado, fax, etc.), si es necesario, ya que para algunos procesos se solicita que la constancia la haga llegar el (ex)empleador sin intermediación.
- Enviar una nota de agradecimiento al finalizar la operación. En algunos casos, por ejemplo si usted actualmente está trabajando en la empresa y solicitó la constancia para un crédito que finalmente le fue aprobado, puede considerar una tarjeta u otra forma de agradecimiento aceptada en la organización.
Por último… recuerde
Que no es lo mismo una constancia de trabajo que una certificación de ingresos. También otro trámite que se parece pero no es igual es la certificación laboral que es un proceso necesario para hacer peticiones de trabajadores extranjeros y se hace ante el Departamento del Trabajo o DOL (por sus siglas en inglés).
