Si tienes un negocio grande o pequeño en Estados Unidos, tienes empleados a tu cargo, aunque sea uno, es obligatorio que cumplas con este requisito del Formulario I-9 que consiste en la Verificación de Elegibilidad de Empleo. Pasar por alto este requisito podría traerte consecuencias incómodas. Aquí te vamos a explicar los detalles que requieres saber.
¿Qué es el formulario I-9?
Justamente como su nombre lo indica es una planilla, forma o formulario que debe ser llenado tanto por el empleador como por el empleado con los datos de identificación que permitan constatar que esa persona efectivamente tiene permiso para trabajar en el país y cuenta con toda la documentación necesaria. El empleador debe verificar si los documentos son auténticos y válidos. Generalmente se completa en inglés, solo la excepción del español es válida en Puerto Rico. La forma actualizada se puede encontrar en la página de USCIS así como un documento adicional de instrucciones del paso a paso para completarlo. Vale aclarar que el procedimiento se aplica tanto a los ciudadanos como a los no ciudadanos. La lista de documentos aceptables se puede encontrar en la última página del formulario. Y los empleadores deben retener el Formulario I-9 por un período designado de tiempo y hacerlo disponible para inspección por parte de oficiales gubernamentales autorizados (auditorías). Además, como dato clave no deben pasar más de tres días desde la contratación o fecha de inicio del trabajador para someter el formulario.
Documentos que debes presentar con el formulario
En la I-9 se incluyen tres listas (A, B y C) de posibles documentos a presentar según sea el caso. Todos los que tengan fecha de expiración deben estar vigentes, esto significa que si el empleado tiene un permiso de trabajo, este no puede estar vencido con la excusa de que se esté a punto de solicitar la renovación (a menos que haya una disposición especial emitida por USCIS). Así tampoco puede pasar que una persona presente un Pasaporte vencido (a menos que haya consideraciones especiales según el país de origen).
Las listas de documentos indicadas corresponden a: documentos que prueban la identidad, documentos que prueban el permiso para trabajar y documentos que prueban ambos requisitos. Así por ejemplo en la lista A se tienen: pasaporte (pasaporte de ciudadano), tarjeta de residente, pasaporte extranjero con el estampado o sello I-551, autorización de empleo con foto, para ciertos casos la I-94 o permiso temporal de permanencia en Estados Unidos y se completarán con otros documentos de las listas B y C de ser necesario como licencia para manejar, tarjeta de seguro social, original o copia certificada del Acta de Nacimiento, etc. Para los menores de 18 años podrían valer algunos documentos emitidos por la escuela donde se encuentra inscrita la persona. El objetivo es tener algún respaldo legal que ayude a constatar la identidad y la permisología para trabajar en el país.
¿Cómo completar el formulario en la primera parte?
Aunque el empleador es prácticamente el responsable de este formulario, el empleado debe llenar la primera parte con sus datos personales, por tanto no está de más saber de antemano qué datos te van a pedir como futuro trabajador y lógicamente tener tus documentos a la mano para anotar cualquier dato. En esta sección se pide al contratado datos como nombre, fecha de nacimiento, dirección, número de teléfono, número de seguro social, código de zona donde vive, su estatus, su alien number (aparece en tu permiso de trabajo) o tu I-94 o tu número de pasaporte. Existe una sección especial muy corta donde se ponen los datos de una persona que haya ayudado a llenar la planilla (si es el caso).
La segunda parte corresponde al empleador. Es bastante sencillo el procedimiento porque de lo que se trata es de confirmar la recepción de los documentos según haya sido alguno de la lista A, B o C, por lo que se procederá a anotar el número o cualquier otra referencia, por ejemplo si es la licencia de conducir, el tipo de documento, el número, la autoridad que lo emite y la fecha de expiración. Deberá incluirse el tiempo de la contratación, la firma de la persona que está a cargo del formulario.
Existe una página adicional pero debe ser usada sólo si el empleado requiere verificación, se vuelve a contratar dentro de los tres años posteriores a la fecha en que se completó el Formulario I-9 original, o proporciona prueba de un cambio de nombre legal.
¿Qué se hace con este documento?
El I-9 no se envia ni se entrega sino que se mantiene archivado por cada persona en la nómina a quién se le requiera completar el formulario; se debe conservar por tres años después de la fecha de contratación, o por un año después de que haya finalizado el empleo, lo que ocurra más tarde; y se deben tener los formularios disponibles para ser inspeccionados por los funcionarios del Departamento de Seguridad Nacional, Departamento del Trabajo, o el Departamento de Justicia. Estas auditorías pueden llegar en cualquier momento y si encuentran alguna inconsistencia podrían generarse multas para el empleador. Justamente por ser un procedimiento a simple vista sencillo, se puede correr el riesgo de no completarlo por dejarlo para después y así se generan los inconvenientes. Un error si se quiere tonto por olvido, es no hacer que el empleado firme la planilla.
Si como empleador necesitas más información existe un Manual para Empleadores M-274 que puedes descargar de forma gratuita y que responde a todas tus inquietudes. Lo puedes encontrar aquí.
Unas recomendaciones adicionales
Antes de descargar el I-9 y en general cualquier documento, verifica si es la versión actualizada, las dependencias gubernamentales suelen hacer modificaciones y aunque sean pequeñas, si no tienes la versión que corresponde, también te puede causar malos ratos. Generalmente la fecha de vigencia del documento se encuentra en la parte superior derecha del mismo. Si quieres estar completamente seguro de no cometer errores, puedes imprimir una prueba, completarlo y revisarlo. Para llenarlo a mano se debe usar tinta negra, emplear una letra legible y evitar tachones o borrones en el documento o el uso de espacios no acondicionados (mantenerse en los campos de cada pregunta). ¡Y no te olvides del típico formato de la fecha en inglés, mes, día y año!
